3. Création, ouverture et fermeture
Création d'un problème
Pour créer un problème ou une nouvelle entité, choisir Fichier->Nouveau dans le menu principal :
Le programme vous demande alors le nom et l'emplacement du fichier de la nouvelle base de données qui contiendra les données ce nouveau problème :
Dans l'exemple, le répertoire est « Cours1 » dans Documents. Le nom du fichier base de données est « Livre1Prob1.sqlite3 ». Vous pouvez remplacer « Cours1 », « Livre1Prob1.sqlite3 » par les noms que vous voulez, par exemple « Comptabilite_de_base » au lieu de « Cours1 » et « LaframboiseNumero1.db » au lieu de « Livre1Prob1.sqlite3 ».
La base de données utilisée est SQLite version 3. Pour différencier le type de fichier des autres, il est utile d'ajouter l'extension « .sqlite3 », c'est-à-dire un point suivi de sqlite3 qui nous indique que la base de données est SQLite version 3. Par contre, dans les nouveaux systèmes, vous pouvez nommer le fichier comme vous voulez.
Le fichier est créé directement. Si le fichier existe, l'avertissement suivant apparaît :
Si vous cliquez OK, le fichier existant seradétruit et remplacé par un nouveau fichier base de données.
À la création ou à l'ouverture d'une base de données, le logiciel présente la fenêtre de contrôle.
- Lors de la création, vous pouvez choisir IFRS ou NON IFRS, détruire les comptes de grand livre proposés, changer le nom de l'entité et le prochain numéro du journal général.
- Lors d'une prochaine ouverture, vous ne pouvez plus changer de normes comptables, ni détruire des comptes dans cette fenêtre. Les comptes de GL sont modifiés par la suite en choisissant Objets->Comptes GL.
Le logiciel présente alors la fenêtre de « Contrôle » :
Paramètres de l'entité
Les deux paramètres qui sont modifiablesen tout temps sont le nom de l'entité et le numéro de journal général de la dernière transaction dans la base de données. Ici, « ABC Ltée » est le nom de l'entité et « 123 » est le numéro de journal général :
Normes comptables
Les deux paramètres qui sont modifiablesseulement lors de la création de l'entité sont les normes comptables en vigueur, soit IFRS ou NON IFRS, et la liste suggérée des comptes de grand livre :
Le regroupement des comptes est modifié en fonction du choix IFRS ou NON IFRS. Par exemple, les actifs non courants des normes « IFRS » ont les codes 10000 à 19999. Les actifs non courants des normes « NON IFRS » ont les codes 20000 à 29999.
Comptes de grand livre
Pour faciliter la création du plan comptable, une liste de comptes est suggérée. Il suffit de détruire les comptes de grand livre qui ne serviront pas dans le problème en les sélectionnant et en pesant sur le bouton « Détruire les comptes sélectionnés » :
Ici, les comptes « 20200 » à « 20600 », « 30400 » et « 39000 » sont sélectionnés pour la destruction.
Pour sélectionner plusieurs comptes contigus, cliquer sur le premier, ici « 20200 ». Tenir la touche « Shift » enfoncée et cliquer sur le dernier « 20600 ». Pour choisir des comptes non contigus, tenir la touche « Control (Command pour le Mac) » enfoncée et cliquer sur chacun des comptes, ici « 30400 » et « 39000 ».
Finalement, cliquer sur le bouton « Détruire les comptes sélectionnés » pour enlever les comptes qui ne sont d'aucune utilité dans le problème.
Si un compte dans le problème diffère légèrement du compte suggéré, garder le et modifier le dans Objets->Comptes GL, par exemple, « 20800 :Espèces ». Si le nom du compte dans le problème est Encaisse, garder le compte « Espèces » et modifier son nom par la suite.
Ouverture d'un problème
Pour ouvrir un problème existant ou une entité déjà crée, choisir Fichier->Ouvrir dans le menu principal :
Le programme vous demande alors le nom et l'emplacement du fichier de la base de données qui contient les données du problème :
Dans l'exemple, le répertoire est « Cours1 » dans Documents. Le nom du fichier base de données est « Livre1Prob1.sqlite3 ».
La fenêtre de contrôle est affichée pour montrer le nom de l'entité et la liste des comptes de grand livre :
Fermer la fenêtre de contrôle et le menu devient actif :
Le nom du fichier de la base de données est montré dans le coin inférieur gauche :
Fermeture d'un problème
Pour fermer un problème, choisir Fichier->Fermer dans le menu principal :
Quitter le logiciel
Pour quitter le logiciel, choisir Fichier->Quitter dans le menu principal :
Répertoire temporaire
Lors de l'ouverture d'une base de données comptable, le logiciel crée un répertoire temporaire nommé « tmpDbf7 » pour contenir les fichiers temporaires. Le répertoire est nécessaire pour que le logiciel fonctionne correctement. Les fichiers temporaires sont créés et détruits dans ce dossier.
Tous les fichiers dans ce répertoire et le répertoire lui-même sont détruits à la fermeture de la base de données. Si vous voulez sauvegarder des rapports, il faut utiliser le menu « Enregistrer sous... » de votre chiffrier.
Si un incident survient et que le répertoire temporaire « tmpDbf7 » est toujours là, il sera nettoyé et détruit au prochain cycle d'ouverture et de fermeture.