6. Journal Général
Fenêtre de saisie
Le journal général est accessible par le menu Transactions->Journal général :
La fenêtre de saisie des données du « Journal général » est la suivante :
A. Navigateur et grille journal général
Dans l'ordre, les boutons du navigateur sont :
- Flèche premier : Déplacer à la première rangée
- Flèche précédent : Déplacer à la rangée précédente
- Flèche suivant : Déplacer à la rangée suivante
- Flèche dernier : Déplacer à la dernière rangée
- Crochet : Sauver les changements de la rangée
- Annuler(Croix) : Annuler les changements de la rangée
- Ajouter(Plus) : Ajouter une rangée à la fin de la grille
- Détruire(Moins) : Détruire la rangée.
La grille de l'entête du journal général a les colonnes :
Date : La date de la transaction
Ty : Le type de transaction du journal général :
- ouv. pour « ouverture »
- j.gén. pour « journal général »
- régul. pour « régularisation »
- ferm. pour « Fermeture »
No : Le numéro de la transaction
Dt(+)/Ct(-) : Le total des lignes débits et crédits de la transaction.
B. Ajout et modification d'une transaction
La grille est en mode lecture seule et les données sont modifiables dans la partie B de la fenêtre. Par conséquent, la flèche du bas sur la dernière rangée n'a aucun effet.
Pour ajouter, il faut cliquer sur le bouton « Ajouter(Plus) » du navigateur. Pour modifier, il faut simplement changer les données.
Dans le cas d'un ajout, le logiciel insère la date du jour ou la date de la dernière transaction, ici la date du jour « 2011-08-04 » et le prochain numéro de journal général « 101 » qui est automatiquement généré par la fenêtre « Contrôle ».
Pour changer la date, cliquer sur le bouton « Calendrier » et choisir la bonne date, ici le 3 juin 2011 :
Entrer le type de transaction « j.gén. » et l'explication :
C. Navigateur et grille des débits et crédits
Dans l'ordre, les boutons du navigateur sont :
- Flèche premier : Déplacer à la première rangée
- Flèche précédent : Déplacer à la rangée précédente
- Flèche suivant : Déplacer à la rangée suivante
- Flèche dernier : Déplacer à la dernière rangée
- Crochet : Sauver les changements de la rangée
- Annuler(Croix) : Annuler les changements de la rangée
- Ajouter(Plus) : Ajouter une rangée à la fin de la grille
- Détruire(Moins) : Détruire la rangée.
La grille des débits et crédits a les colonnes :
Code** : Code du grand livre. Les doubles étoiles « ** » indiquent qu'un double clic, montre la fenêtre des comptes de GL
Nom : Nom du compte de GL
Débit : Montant au débit
Crédit : Montant au crédit.
D. Ajout et modification des débits et crédits
Les débits et les crédits sont entrés dans la grille du bas de la fenêtre :
Entrer les débits et les crédits en tapant les codes au clavier ou en double cliquant dans la cellule pour obtenir la fenêtre des comptes de grand livre.
Pour obtenir la fenêtre des comptes de grand livre, taper les premiers caractères du code ou taper un mauvais code comme x, causant volontairement une erreur puis peser sur la touche « Tab ». La fenêtre apparaîtra pour vous permettre de choisir le compte. Vous pouvez aussi ne rien entrer pour le code et simplement avancer à la prochaine colonne avec « Tab ». Comme le code est nul, causant une erreur, la fenêtre des comptes de grand livre apparaîtra.
Pour ajouter une rangée, il faut se placer à la dernière rangée et cliquer sur la touche « flèche vers le bas du clavier » ou cliquer sur le bouton « Plus » du navigateur.
Pour éviter d'ajouter des rangées à répétition, placer vous sur la dernière rangée à l'aide du navigateur et cliquer une seule fois la flèche vers le bas du clavier.
Pour les modifier, il faut changer les données. La couleur du nom du compte de grand livre n'est pas blanche ou bleu, indiquant que la donnée est en lecture seule. Pour le modifier, il faut changer le code du compte de GL.
Pour accepter la modification, se déplacer à une autre rangée ou cliquer sur le bouton « Crochet » du navigateur. Pour refuser la modification, cliquer sur le bouton « Croix(Annuler) » avant de se déplacer à une autre rangée.
E. Total des débits et des crédits
Le calcul du total des débits et des crédits est automatique. Il est très important de taper la touche « Tab », lorsqu'un débit ou un crédit est entré pour passer à la colonne suivante. Le logiciel valide le chiffre et calcule total des débits et crédits. Si vous sautez à une autre rangée avec votre souris, sans toucher « Tab », il se peut que les calculs ne se déclenchent pas.
Cependant, si une erreur s'est glissée dans le calcul automatique, vous pouvez le recalculer manuellement en cliquant sur le bouton « Total ».
Un nombre est entré avec un point pour la décimale et sans séparateur pour les milliers. Par exemple, 9 876,45$ en format canadien français est entré comme suit :
9876.45
Suivi du « Tab ».
En général, il est toujours mieux de taper la touche « Tab » suite à l'entrée d'une donnée numérique quel que soit le système ou le logiciel : Microsoft Windows, Mac, Linux, navigateur WWW ou autre. Le logiciel effectue une validation de l'entrée numérique et calcule les résultats en fonction de cette donnée.
Un espace comme « 9 876.45 », une virgule pour les milliers comme « 9,876.45 » ou une virgule pour la décimale comme « 9876,45 » causeront une erreur assez grave dans Lazarus et un message cryptique en anglais disant que vos données sont corrompues. Ne vous affolez pas. Si cela arrive, cliquer sur OK pour accepter la mauvaise donnée quand même et corriger votre donnée.